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Nachweisgesetz - Es droht Arbeitgebern Bußgeld!

Worum geht es genau?

Seit dem 1. August 2022 gilt nun das Nachweisgesetz (NachwG) zur Umsetzung der neuen Richtlinie in deutsches Recht. Teile des Gesetzes wirken sich auch auf die betriebliche Altersversorgung (bAV) Ihrer Mitarbeiter aus.

Das Gesetz sieht unter anderem Änderungen des Nachweisgesetzes vor, zum Beispiel in Form erweiterter Pflichten des Arbeitgebers zur Unterrichtung über wesentliche Aspekte des Arbeitsverhältnisses – sowohl bei Abschluss des Arbeitsvertrages als auch nach erfolgten Änderungen. Und zu den wesentlichen Aspekten eines Arbeitsverhältnisses gehört auch die bAV.

So wirkt sich die Ausweitung der Nachweispflichten auf die bAV konkret aus

Der Arbeitgeber muss schriftlich und detaillierter als bislang über Zusammensetzung, Höhe, Fälligkeit und Art der Auszahlung des Arbeitsentgelts informieren. Dazu zählen auch Entgeltbestandteile, die der Finanzierung einer bAV dienen. Auch das Vorliegen einer schriftlichen Entgeltumwandlungs-Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird nun vorausgesetzt.

Formerfordernisse - Digitalisierung versus Papierform

Das bisherige NachwG verlangte die Schriftform gemäß Paragraf 126 BGB, so dass eine elektronische Form ausgeschlossen war.

Obwohl die EU-Richtlinie 2019/1152 deutlich weniger strenge Formerfordernisse formuliert und so auch die elektronische Information und Übermittlung der wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses möglich ist, hat der deutsche Gesetzgeber die Chance leider nicht genutzt. Der Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen in elektronischer Form bleibt daher in Deutschland weiterhin ausgeschlossen.

Fristen und Bußgelder - was droht Arbeitgebern?

Der AG muss alle Beschäftigten künftig vom ersten Tag an - in Ausnahmefällen spätestens nach sieben Kalendertagen – über die wesentlichen Inhalte ihres Arbeitsvertrages informieren. Das betrifft auch den Aspekt Arbeitsentgelt und damit die bAV, denn Zusagen auf eine bAV sind Bestandteil des Arbeitsentgeltes. Seit dem Betriebsrenten-Stärkungsgesetz, das zum 01.01.2018 in Kraft trat, muss sich der Arbeitgeber mit 15% an einer Entgeltumwandlung der Arbeitnehmer beteiligen. Lesen Sie dazu bitte auch unseren Artikel zum Pflichtzuschuss des Arbeitgebers zur Entgeltumwandlung (hier)!

Das heißt, ändert sich etwas an den wesentlichen Vertragsbedingungen in der betrieblichen Altersversorgung, muss der Arbeitgeber dies allen Arbeitnehmern spätestens am Tag, an dem die Änderung wirksam wird, schriftlich mitteilen. Ein Verstoß gegen das NachwG wurde bislang in der Regel nicht mit einem Bußgeld belegt. Das zum 1. August 2022 in Kraft getretene NachwG sieht in diesem Zusammenhang bei nicht rechtzeitiger zur Verfügungstellung der entsprechenden Informationen ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro vor – für jeden Fall, also für jeden nicht fristgerecht informierten Arbeitnehmer.

Kurzum: Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis am 1. August 2022 bereits bestand, können ab diesem Zeitpunkt vom Arbeitgeber verlangen, dass die neuen Angaben nachgeliefert werden. Die Frist dazu beträgt hierfür je nach Information sieben Tage bis spätestens einen Monat nach Zugang der Anfrage des Beschäftigten.

Eine Versorgungsordnung für Ihr Unternehmen schafft Sicherheit

Eine Versorgungsordnung regelt das Umgehen mit der bAV in Ihrem Unternehmen. Sie bestimmt z.B. den Umgang der bAV im Unternehmen mit

  • Elternzeit oder längerer Krankheit
  • Arbeitgeberförderung bzw. -Zuschuss
  • Zusageart und Durchführungsweg
  • ggf. weiterer individuellen Gestaltungen in Ihrem Unternehmen

Eine professionell gestaltete Versorgungsordnung ermöglicht es Ihnen, die im NachwG geforderten Informationen fristgerecht an Ihrer Mitarbeiter auszuhändigen. Durch die eigenhändigen Unterschriften der Arbeitnehmer und des Arbeitgebers auf der Versorgungsordnung sind auch die Formvorschriften des NachwG eingehalten.

Tausend Finanz GmbH kooperiert mit RA-Kanzlei Kleffner

Diese Kanzlei hat sich auf betriebliche Versorgungskonzepte spezialisiert und bietet das Erstellen einer individuellen Versorgungsordnung zu einer günstigen Gebühr an. Mit dem Update-Service der Kanzlei bleibt diese dann immer auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung.

Im aktuellen Artlikel der Kanzlei zum NachwG geht diese auch noch einmal auf die Bedeutung der Versorgungsordnung ein und gibt ihre Handlungsnotwendigkeiten wieder. Das Dokument finden Sie hier. Nehmen Sie sich bitte die fünf Minuten Zeit, um es zu lesen.

Frühzeitige Planung erspart spätere Schwierigkeiten

Halten wir fest: Mit Inkrafttreten des NachwG sind die Informationspflichten für Arbeitgeber auch im Rahmen der bAV umfassender und erfordern gegebenenfalls eine Anpassung der internen Betriebsabläufe. Damit können zukünftige Beweisschwierigkeiten, Bußgelder bei Verstoß und drohende Rechtsstreitigkeiten von vornherein vermieden werden.

Die Experten der Tausend Finanz GmbH unterstützen Sie in Verbindung mit der RA-Kanzlei Kleffner dabei, die bAV in Ihrem Unternehmen rechtskonform zu gestalten. Dazu gehört neben der Erstellung einer Versorgungsordnung die individuelle Beratung Ihrer Arbeitnehmer, die dann rechtssicher dokumentiert wird.

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